W panelu Bookero dostępna jest funkcja pozwalającą na integrację naszego systemu z serwisem fakturownia.pl. Dzięki temu możliwe jest wystawiania faktur lub paragontów dla klientów do złożonych rezerwacji.
Funkcję aktywujemy wchodząc w:
Konfiguracja → Ustawienia → przechodzimy do sekcji Dostępne integracje → odnajdujemy i zaznaczamy checkbox Integracja z Fakturownia
Po prawej stronie znajduje się przycisk Dostosuj funkcję, po kliknięciu którego przechodzimy do konfiguracji samej integracji.
UWAGA! Do przeprowadzenia konfiguracji wymagane jest posiadanie aktywnego konta w serwisie fakturownia.pl.
W sekcji Konfiguruj integrację z Fakturownia wprowadzamy dane, które są do pobrania bezpośrednio z konta fakturowni.
Pobranie danych z Fakturownia.pl
Niezbędne pola do wypełnienia w Bookero:
- Adres URL dla endpointu API
- Token dla API
- ID Firmy
Logując się do panelu fakturownia.pl Adres URL dla endpointu API pobieramy w tym samy miejscu co Token dla API.
Klikamy w zakładkę Ustawienia (prawy górny róg), a następnie wybieramy zakładkę API.
Z adresów URL przygotowanych na potrzeby integracji możemy wyciągnąć oba parametry. Adres URL dla endpointu API to tak naprawdę pierwszy człon adresu URL. Na screenie jest on oznaczony jako https://bookero.fakturownia.pl.
Z kolei Token API to ciąg znaków umieszczonych na końcu adresu URL po znaku = .
ID Firmy odnajdziemy klikając w zakładkę Ustawienia (prawy górny róg), a następnie wybierają zakładkę Dane firmy.
Pojawi się wówczas podstrona z listą firm jakie mamy przypisane do konta. Jeśli na liście nie ma żadnej firmy musimy dodać nową firmę do konta.
Jeśli na liście pojawiła się już nowa pozycja po prawej stronie klikamy w ikonę służącą do edycji profilu firmy.
Po wejściu w edycję profilu ID Firmy dostępne będzie to pobrania bezpośrednio w adresie URL podstrony, na której się znajdujemy. Na screenie zaznaczone jest miejsce, którym znajdziemy wspomniane ID.
Konfiguracja integracji z fakturownia.pl
W sekcji Konfiguruj integrację z Fakturownia wprowadzamy dane dostępowe do konta fakturowni oraz zaznaczamy z jakich funkcji chcemy korzystać, przy generowaniu dokumentu sprzedaży.
Dostępne pola:
- Adres URL dla endpointu API – do pobrania z panelu fakturowni.
- Token dla API – do pobrania z panelu fakturowni.
- ID Firmy – do pobrania z panelu fakturowni.
- Rodzaj dokumentu – wybieramy w tym miejscu jaki rodzaj dokumentu sprzedaży ma się generować po opłaceniu rezerwacji (faktura lub paragon).
- Integruj automatycznie po otrzymaniu płatności online – po zaznaczeniu tej opcji dokument sprzedaży będzie generował się automatycznie po opłaceniu rezerwacji online.
- Grupuj płatność koszyka rezerwacji do jednej faktury – dzięki tej opcji, w przypadku złożenia rezerwacji w ramach koszyka, wygeneruje się jedna faktura zbiorcza zamiast pojedynczych faktur dla każdej z rezerwacji niezależnie.
- Wysyłaj automatycznie dokument po utworzeniu – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że po wygenerowaniu dokumentu sprzedaży, w sposób automatyczny zostanie on wysłany na wskazany przez klienta w rezerwacji adres e-mail.
- Wymagaj danych do faktury – po zaznaczeniu tej opcji klient będzie musiał podać dane do faktury, aby móc złożyć rezerwację (niedostępne dla dokumentu sprzedaży Paragon)
- Wystawiaj paragon, w przypadku, gdy klient nie chce faktury – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w sytuacji, kiedy klient nie zaznaczy w podsumowaniu rezerwacji, że chce otrzymać fakturę, automatycznie wygeneruje się dla niego paragon jako dokument sprzedaży.
Po wstępnej konfiguracji przechodzimy do sekcji Włącz faktury dla wybranych usług.
Zaznaczamy na niej tylko te usługi, dla których chcemy, aby generował się dokument sprzedaży.
Po zaznaczeniu usługi na liście wyświetli się sekcja, gdzie będziemy mogli określić dla niej indywidualną stawkę VAT, kod GTU oraz nazwę na fakturze/paragonie.
Jeśli pole z nazwą usługi pozostawimy puste, na fakturze/paragonie wygeneruje się pozycja z domyślną nazwą (nazwa usługi z jej ustawień).
WAŻNE! Jeśli chcemy, aby na fakturze pojawiał się również kod GTU, konieczne jest włączenie takiej możliwości bezpośrednio w ustawieniach fakturowni.
Widok pola z danymi do faktury po stronie formularza
Klient, przechodząc do podsumowania, będzie mógł zaznaczyć checkbox, że chce otrzymać fakturę za rezerwację wraz z możliwością wybrania czy faktura ma być na firmę, czy też na osobę fizyczną.
Faktura na firmę:
Faktura na osobę fizyczną:
Generowanie dokumentu sprzedaży dla rezerwacji
Dokument sprzedaży w formie faktury lub paragonu będzie generował się automatycznie lub konieczne będzie jego wygenerowanie ręcznie. Wszystko zależy od ustawień integracji z fakturownią oraz metody płatności jaka została przypisana do rezerwacji.
Faktura lub paragon mogą generować się w pełni automatycznie, w przypadku opłacenia rezerwacji za pomocą płatności online. W momencie, kiedy płatność zaksięguje się w systemie dokument zostanie wygenerowany i wysłany na adres e-mail klienta.
W panelu Bookero wygenerowane faktury możemy podejrzeć wchodząc w Historię płatności, w szczegóły rezerwacji sprawdzając sekcję Płatność lub w zakładkę Dokumenty sprzedażowe.
Po kliknięciu w numer faktury będziemy mogli ją pobrać do wglądu.
Dla płatności gotówką zawsze konieczne będzie ręczne wygenerowanie faktury.
Można tego dokonać bezpośrednio w szczegółach rezerwacji, historii płatności lub na liście dokumentów sprzedażowych.
Szczegóły rezerwacji:
Historia płatności:
Dokumenty sprzedażowe:
Lista dokumentów sprzedażowych
Lista pozwala na szybki wgląd we wszystkie faktury/paragony jakie zostały wygenerowane dla rezerwacji.
Do listy przechodzimy z menu wchodząc:
Historia płatności → Dokumeny sprzedażowe
Listę można filtrować w zależności od rodzaju dokumentu oraz jego etapu rozliczenia.
Dostępne filtry:
- Wyszukiwarka – pozwala na szybkie wyszukanie dokumentu po np. numerze rezerwacji
- Rodzaj dokumentu – możemy wybrać jaki rodzaj dokumentów ma się wyświetlić na liście.
Dostępne możliwości:- Faktury i paragony
- Tylko faktury
- Tylko paragony
- Rodzaj dokumentu według etapu rozliczenia – ten filtr pozwala na wyświetlanie dokumentów już wygenerowanych lub oczekujących na wygenerowanie np. ze względu na status płatności, ręczną akceptację rezerwacji lub koszyka rezerwacji.
Dostępne możliwości:- Wszystkie dokumenty
- Dokumenty niepełne
- Dokumenty gotowe do wystawienia
- Dokumenty wystawione
Na liście dokumentów niepełnych znajdziemy wszystkie rezerwacje, które jeszcze nie zostały opłacone, w wyniku czego dokument nie został jeszcze wygenerowany. Podobnie będzie w sytuacji, kiedy w ramach akceptacji ręcznej rezerwacja nie została jeszcze potwierdzona. Nawet jeśli podejmiemy próbę wystawienia dokumentu ręcznie zakończy się ona niepowodzeniem i wyświetleniem komunikatu z błędem.
UWAGA! Aby móc wygenerować fakturę ręcznie rezerwacja musi być zaakceptowana, a w przypadku płatności online status płatności zmieniony na Zakończona.
UWAGA! W przypadku gdy mamy koszyk rezerwacji oraz włączoną opcję grupowania płatności do jednej faktury/paragonu, po kliknięciu w przycisk generowania dla jednej z rezerwacji dokument zakupu wygeneruje się automatycznie dla pozostałych (opłaconych) rezerwacji z koszyka.
Dodając do koszyka kilka rezerwacji wraz z rezerwacją cykliczną rozliczaną za pojedynczą rezerwację faktura/paragon wygeneruje się zbiorczo dla wszystkich usług oraz pierwszej rezerwacji z dodanego cyklu.
Dla pozostałych rezerwacji z cyklu dokumenty sprzedaży będą generowały się niezależnie.
Powiadomienia e-mail wysyłane do klienta
Faktury wysyłane są automatycznie do klienta za pośrednictwem serwisu fakturownia.pl. Możemy jednak dostosować zarówno treść powiadomienia jak i jego układ.
W tym celu, bezpośrednio w panelu fakturowni, należy wejść w:
Ustawienia → Ustawienia konta → Wysyłanie e-mailem
