Terminowe regulowanie płatności w ramach rezerwacji cyklicznych to podstawa ciągłości realizacji usługi. Nieopłacenie rezerwacji przez klienta na czas może być sygnałem do tego, aby anulować nie tylko nieopłaconą rezerwację, ale i cały cykl udostępniając tym samym możliwość złożenia rezerwacji w tym terminie innemu klientowi.
Ważne jest zatem, aby tworząc pakiety cykliczności z góry ustalić model rozliczania i w oparciu o niego zarządzać płatnościami za rezerwację.
Jeśli mamy włączone płatności za rezerwacje w systemie oraz aktywną funkcję Cykliczność i pakiety rezerwacji, istnieje możliwość dodania rezerwacji cyklicznej z określonym rodzajem płatności za cykl.
Rozliczanie pakietów rezerwacji z ustawień usługi
W ustawieniach usługi należy aktywować funkcję Pakiety rezerwacji.
Poniżej pojawi się pole z wyborem rodzaju płatności cyklicznych.
Do wyboru mamy:
- Płatność za pakiet
- Płatność za pojedynczą rezerwację
Wybierając płatność za pakiet, decydujemy się na to, że rezerwacja cykliczna ma być opłacona z góry przez klienta, uwzględniając wszystkie rezerwacje z cyklu. Zatem podana cena jest ceną za cały cykl.
W formularzu rezerwacyjnym klientowi wyświetli się cena za cały cykl, a od momentu złożenia rezerwacji konieczne będzie opłacanie całego cyklu, w czasie jaki ustawiliśmy, konfigurując metodę płatności. W przeciwnym wypadku cały pakiet rezerwacji zostanie automatycznie anulowany przez system.
Jeśli chcemy, aby klient mógł wybrać pakiet rezerwacji, który długoterminowo zablokuje wybrany termin, rozliczenie się za cały cykl może być problematyczne bowiem całkowity koszt takiej rezerwacji będzie bardzo wysoki.
Idealnym rozwiązaniem w tym przypadku jest wybór rozliczania płatności za pojedynczą rezerwację z cyklu. Za pomocą dodatkowych ustawień możemy ustawić, na ile dni przed każdą rezerwacją ma wyjść powiadomienie e-mail do klienta, które będzie zawierało link do płatności jedynie za najbliższą rezerwację.
Konfigurując płatność cykliczną za pojedynczą rezerwację, konieczne jest wypełnienie następujących pól:
- Wysyłaj link do płatności na X dni przed rezerwacją – podajemy w tym miejscu, na ile dni przed terminem rezerwacji do klienta ma zostać wysłany link do płatności.
PORADA: Pamiętajmy, że jeśli mamy ustawione wysyłanie powiadomień o zbliżającym się terminie rezerwacji dobrze, aby powiadomienie z linkiem do płatności wyszło odpowiednio wcześniej. Zachowamy tym samym kolejność wysyłania powiadomień systemowych.
- Anuluj rezerwacje na X godzin przed rezerwacją w przypadku braku płatności – podajemy w tym miejscu, ile godzin przewidujemy na opłacenie rezerwacji przez klienta, licząc od momentu otrzymania linku do płatności.
WAŻNE! Pamiętajmy, żeby poprawnie oszacować czas, jaki przewidujemy na płatność za rezerwację. Zakładając, że wysyłamy link do płatności za rezerwację na 1 dzień przed terminem rezerwacji, nie powinniśmy ustawiać np. 48h na opłacenie rezerwacji przez klienta.
- Wymagaj płatności za pierwszą rezerwację w momencie rezerwacji – jeśli zaznaczymy ten checkbox, płatność za pierwszą rezerwację cyklu musi być dokonana w czasie zgodnym z konfiguracją użytej metody płatności.
W zależności od wybranej konfiguracji możemy otrzymać zupełnie inne zachowanie systemu przy rozliczaniu płatności za rezerwacje.
Przykład I
- Wysyłaj link do płatności na X dni przed – 1
- Anuluj rezerwacje na X godzin przed rezerwacją w przypadku braku płatności – 2
- Wymagaj płatności za pierwszą rezerwację w momencie rezerwacji – zaznaczone
W tym przypadku klient otrzyma powiadomienie z linkiem do płatności na 24h przed terminem każdej zbliżającej się rezerwacji.
Checkbox z wymaganiem płatności za pierwszą rezerwację został zaznaczony, klient otrzymuje od razu powiadomienie z podsumowaniem rezerwacji wraz z linkiem do płatności dla pierwszej rezerwacji z cyklu. Czas, jaki klient posiada na jej opłacenie, brany jest bezpośrednio z wybranej metody płatności. Dopiero kolejne powiadomienia wysyłane w ramach płatności cyklicznej będą stosowały czas dodany w ustawieniach rodzaju płatności cyklicznej. W przykładzie powyżej będą to 2h.
WAŻNE! Jeśli zaznaczymy wymagane opłacenie pierwszej rezerwacji w momencie złożenia rezerwacji cyklicznej i klient nie opłaci jej w wyznaczonym czasie, to cały dodany cykl zostanie automatycznie anulowany.
Przykład II
- Wysyłaj link do płatności na X dni przed – 1
- Anuluj rezerwacje na X godzin przed rezerwacją w przypadku braku płatności – 2
- Wymagaj płatności za pierwszą rezerwację w momencie rezerwacji – nie zaznaczone
W tym przypadku klient otrzyma powiadomienie z linkiem do płatności na 24h przed terminem każdej zbliżającej się rezerwacji.
Checkbox z wymaganiem płatności za pierwszą rezerwację nie został zaznaczony, klient otrzymuje od razu powiadomienie z podsumowaniem rezerwacji wraz z linkiem do płatności dla pierwszej rezerwacji z cyklu, jednak czas, jaki klient posiada na jej opłacenie, brany jest bezpośrednio z ustawień rodzaju płatności cyklicznej.
Odnośnie przedstawionego przykładu, jeżeli klient w ramach otrzymywanych powiadomień nie opłaci rezerwacji na maksymalnie 2h przed jej terminem realizacji, rezerwacja zostanie automatycznie anulowana.
WAŻNE! Jeśli nie zaznaczymy wymaganego opłacenia pierwszej rezerwacji w momencie złożenia rezerwacji cyklicznej i klient nie opłaci jej w wyznaczonym czasie, to anulowana zostanie jedynie nieopłacona rezerwacja, a nie cały pakiet rezerwacji.
Przykład III
- Wysyłaj link do płatności na X dni przed – 1
- Anuluj rezerwacje na X godzin przed rezerwacją w przypadku braku płatności – 0
- Wymagaj płatności za pierwszą rezerwację w momencie rezerwacji – nie zaznaczone
W tym przypadku klient w dalszym ciągu będzie otrzymywał powiadomienia z linkiem do płatności na 24h przed terminem każdej zbliżającej się rezerwacji.
Checkbox z wymaganiem płatności za pierwszą rezerwację nie został zaznaczony, klient otrzymuje od razu powiadomienie z podsumowaniem rezerwacji wraz z linkiem do płatności dla pierwszej rezerwacji z cyklu.
Brak czasu, jaki przewidywany jest na opłacenie rezerwacje, spowoduje, że żadna z rezerwacji w ramach dodanego pakietu nie zostanie automatycznie anulowana przez system. Nawet jeśli nie zostanie ona opłacona przez klienta.
Przykład IV
- Wysyłaj link do płatności na X dni przed – 0
- Anuluj rezerwacje na X godzin przed rezerwacją w przypadku braku płatności – 0
- Wymagaj płatności za pierwszą rezerwację w momencie rezerwacji – nie zaznaczone
Checkbox z wymaganiem płatności za pierwszą rezerwację nie został zaznaczony, klient otrzymuje od razu powiadomienie z podsumowaniem rezerwacji wraz z linkiem do płatności dla pierwszej rezerwacji z cyklu. Brak czasu, jaki przewidywany jest na opłacenie rezerwacji, spowoduje, że żadna z rezerwacji w ramach dodanego pakietu nie zostanie automatycznie anulowana przez system.
Niemniej jednak tak skonfigurowana płatność cykliczna dla pakietu rezerwacji będzie dodatkowo skutkowała tym, że z systemu nie będą wychodziły kolejne powiadomienia z linkami do płatności oraz nie będzie biegł czas na opłacenie rezerwacji, wskutek czego żadna z nich nie zostanie automatycznie anulowana.
Aby przekazać klientowi link do płatności konieczne będzie jego ręczne skopiowanie w szczegółach rezerwacji i przesłanie samodzielnie na wskazany adres e-mail.
Przykłady opisane powyżej dotyczą konfiguracji w momencie wybrania płatności online za rezerwację.
Jeśli wybierzemy jako formę płatność gotówką, po wybraniu pakietu rezerwacji będziemy mieli jedynie wybór między rodzajem samego rozliczania pakietu czy za cały cykl lub za pojedynczą rezerwację.
WAŻNE! Pamietaj, że wysyłka powiadomień z linkiem do płatności dla kolejnych rezerwacji z cyklu odbywa się za pomocą szablonu powiadomień Zmiana statusu płatności przez firmę. Nie ukrywaj zatem pola Pokaż sumę do zapłaty w szablonie, bowiem wówczas wyjdzie do klienta powiadomienie bez przycisku do płatności. Warto również dodać uniwersalną treść powiadomienia, aby pasowała zarówno dla zmiany statusu płatności przez administratora jak i informacji o płatności za rezerwację.
Rozliczanie pakietów rezerwacji dodawanych z poziomu panelu administracyjnego
Dodając rezerwację z poziomu panelu administracyjnego to, w jaki sposób jesteśmy w stanie skonfigurować pakiet rezerwacji jest uzależnione od tego, czy w ustawieniach wybranej usługi zostały już dodane pakiety rezerwacji.
Jeśli tak to administrator, recepcja lub pracownik, dodając nową rezerwacją, mogą jedynie wybrać spośród tych pakietów, które zostały wcześniej dodane dla usługi.
Po wyborze pakietu przy cenie widzimy jaki rodzaj rozliczenia płatności cyklicznych został do niego przypisany.
Jeśli usługa nie ma włączonego pakietu rezerwacji administrator, dodając rezerwację, może w sposób indywidualny skonfigurować dla niej cykl oraz rodzaj płatności cyklicznej.
Dostępne możliwości to:
- Pakiet rezerwacji
- Cykliczna do odwołania
Więcej o samych rodzajach rezerwacji cyklicznych znajdziesz TUTAJ.
W obu przypadkach zasada konfiguracji pakietu rezerwacji wraz z płatnością jest analogiczna jak w opisywanej powyżej konfiguracji pakietów rezerwacji w ustawieniach usługi.
Zasadniczą różnicą jest natomiast to, że możemy samodzielnie ustalić dla rezerwacji liczbę powtórzeń oraz częstotliwość cyklu.
Funkcja Cykliczna do odwołania pozwala dodatkowo na ustawienie cyklu, który będzie w sposób automatyczny przedłużał się aż do jego ręcznego odwołania.
Z punktu widzenia płatności za rezerwację kolejne rezerwacje, które są automatycznie generowane przez system, przejmują status rezerwacji.
Zatem jeśli status całego cyklu jest anulowany, ale w dalszym ciągu auto odnowienie nie zostało wyłączone, to nowa rezerwacja również będzie posiadała od razu status rezerwacji odrzuconej.
Inaczej jest w przypadku statusu płatności rezerwacji. Nawet jeśli wszystkie rezerwacje z cyklu są oznaczone jako opłacone, nowo wygenerowana rezerwacja będzie oznaczona jako niezapłacona i wyjdzie do niej powiadomienie z linkiem do płatności zgodnie z ustawieniami płatności w ramach dodanego pakietu rezerwacji.
