Jeśli chcemy, żeby formularz rezerwacyjny spełniał swoją rolę i umożliwiał użytkownikom zarówno proste wysłanie zapytania jak i weryfikację w czasie rzeczywistym czy dany termin jest zajęty to musimy go wcześniej odpowiednio skonfigurować. Właściwie każda usługa ograniczona jest jakimiś parametrami jak np. maksymalna oraz minimalna ilość miejsc/osób na jeden termin czy ilość rezerwacji jakie możemy obsłużyć w tym samym czasie. Żeby formularz spełniał swoje zadanie należy uwzględnić wszystkie te warunki.
Narzędziem stworzonym specjalnie to tego typu konfiguracji są "Reguły rezerwacji". Za ich pomocą jesteśmy w stanie określić szereg reguł wpływających na zachowanie się formularza podczas dokonywania rezerwacji.
Zacznijmy od najprostszej, a zarazem najbardziej popularnej i przydatnej reguły czyli ograniczenie możliwości dokonania rezerwacji do jednej na termin. To niezbędne rozwiązanie w przypadku, kiedy na konkretną godzinę możemy przyjąć tylko jedną rezerwację. Jako przykład może posłużyć chociażby lekarz, który w tym samym momencie nie może przyjąć dwóch osób.
Żeby skonfigurować formularz należy wejść w zakładkę "Reguły rezeracji", a następnie za pomocą zielonego przycisku "Dodaj" stworzyć nową regułę. Pojawi się wówczas okno, w którym musimy wprowadzić odpowiednie wartości. Na początku wybieramy zakładkę "Liczba rezerwacji na jeden termin". W przypadku możliwości wykonywania jednej usługi na termin w polu "Liczba potwierdzonych rezerwacji większa od" wpisujemy "0".
W ten sposób ustalamy, że jeśli na dany termin jest już jakaś rezerwacja, czyli wartość równa się 1 to reguła jest spełniona i system uzna taki termin jako zajęty.
1 istniejąca rezerwacja > 0 = odrzuć rezerwację
Do stworzonej reguły musimy jeszcze dodatkowo określić jakiej usługi dotyczy. Służy do tego pole "Zastosuj do usługi" gdzie możemy wybrać albo konkretną usługę, albo wszystkie dostępne usługi. W pierwszym przypadku system weryfikuje dodaną regułę jedynie dla wybranej pozycji, czyli na tą samą godzinę może być dokonana druga rezerwacja pod warunkiem, że dotyczy innej usługi. Wybór wszystkich usług sprawia, że na jeden termin możemy przyjąć tylko jedną rezerwację bez względu na to, której usługi dotyczy.
Po zapisaniu pozostaje nam tylko wybrać czy rezerwacje po spełnieniu reguły mają akceptować się automatycznie czy też będziemy akceptować je ręcznie.
Otrzymujemy następującą regułę:
Liczba potwierdzonych rezerwacji: większe od 0
Akcja: Odrzuć rezerwację
Opis działania reguły: Na jeden termin przyjmujesz maksymalnie 1 rezerwację
Jeśli przewidujemy, że w ciągu jednego terminu możemy przyjąć 2 rezerwacje czy też więcej musimy to po prostu stworzyć analogiczną regułę z tym, że należy zmienić parametr dotyczący liczby rezerwacji.
Kolejną regułą, która jest niezwykle przydatna jest określenie minimalnej bądź też maksymalnej liczby osób, które mogą dokonać rezerwacji na konkretny termin. To rozwiązanie może być wykorzystane wszędzie tam gdzie mamy określoną pulę miejsc np. zapisy na szkolenia, escaperoom, gokarty, gastronomia, itp.
Tworzenie reguły działa na takiej samej zasadzie z tym, że w tym przypadku wybieramy zakładkę "Liczba osób na jeden termin". Następnie w polu "Liczba osób" mamy możliwość wyboru jednej z dwóch opcji, a mianowicie "większe od" lub "mniejsze od". W zależności od tego jaki parametr wybierzemy określamy minimalną bądź też maksymalną liczbę osób, które mogą dokonać rezerwacji na jeden termin.
Kolejną opcją do wyboru jest to czy limit dotyczy pojedynczej istniejącej rezerwacji czy też wszystkich osób zapisanych na dany termin. Służy do tego pole "Liczna osób liczona jako".
Jako przykład przyjmijmy maksymalną liczbę 5 osób na tą samą godzinę. Aby uzyskać taki efekt należy w polu "Liczba osób" wpisać wartość "5" oraz ustawić parametr "większe od", następnie wybrać w polu "Liczba osób liczona jako" wartość "wszystkie osoby (z dodawaną rezerwacją)" i jako ostatni krok ustawić czy tyczy się to konkretnej usługi czy też wszystkich.
Otrzymujemy następującą regułę:
Liczba osób (wszystkie osoby): większe od 5
Akcja: Odrzuć rezerwację
Opis działania reguły: Rezerwacja zostanie odrzucona gdy na wybrany termin suma liczby osób rezerwacji potwierdzonych oraz liczby osób podanej w formularzu będzie większa od 5
Jeśli chcemy, aby ustawić minimalną liczbę osób na pojedynczy termin wystarczy zmienić wartość na "mniejsze od".
W przypadku aktywowania modułu pracowników w zakładce z regułami pojawia się dodatkowa reguła, której nie można usunąć ani edytować.
Pracownik: Brak wolnych pracowników
Akcja: Odrzuć rezerwację
Opis działania reguły: Każdy pracownik może przyjać maksymalnie 1 rezerwację na jeden termin
W większości przypadków każdy pracownik w ciągu jednego terminu nie jest w stanie obsłużyć dwóch rezerwacji. Tak jest w przypadku np. lekarzy, fryzjerów czy masażystów, dlatego też system zabezpiecza w ten sposób formularz rezerwacyjny.
Oczywiście jako, że reguła w niektórych przypadkach nie spełnia swojej funkcji istnieje możliwość jej wyłączenia. W tym celu konieczny jest jednak kontakt z naszym działem obsługi klienta (mailowo, telefonicznie lub też poprzez chat dostępny na stronie bookero.pl)
Możliwości wykorzystania reguł rezerwacji jest naprawdę wiele. Stworzenie dwóch lub więcej reguł dla usług sprawia, że możemy stworzyć uzupełniające się ograniczenia, które usprawnią proces rezerwacyjny. Jeśli chcemy jeszcze, aby system był zautomatyzowany i akceptował rezerwacje automatycznie to reguły stają się niezbędnym narzędziem do poprawnej konfiguracji formularza.
